Manual de Procedimientos
Es el documento de referencia y consulta para el personal de cualquier Registro de Cáncer. Contiene una descripción detallada de las normas de trabajo, las clasificaciones utilizadas para la codificación de los diferentes ítems y los criterios adoptados en el Registro para los casos excepcionales. Incluye, además, apéndices sobre aspectos de interés, fundamentalmente, datos relativos a las fuentes de información (persona responsable o de contacto para cada fuente, información facilitada, periodicidad de consulta/notificación, etc).
El manual debe ser revisado periódicamente, actualizándose sus contenidos con los cambios efectuados en los métodos de trabajo del Registro.
¿Cómo se recogen los datos?
Tradicionalmente se establece una diferencia entre recogida activa y pasiva, aunque en general coexisten ambos métodos:
- Recogida activa: es el personal del Registro el que acude a las distintas fuentes de información para obtener los datos. A partir de la documentación, en general las historias clínicas son el documento base, se extracta la información necesaria para que el caso pueda ser registrado.
- Recogida pasiva o notificación: el personal de cada fuente cumplimenta los impresos de notificación o los ficheros informáticos con los datos y los remite al Registro.
Es necesario conocer, en cada centro, las fuentes de información y sus procedimientos, para poder identificar qué datos resultan útiles al Registro y dónde se encuentran, a efectos de diseñar el sistema o flujo de información correspondiente. Existirán fuentes que serán cruciales para la detección de casos y otras a las que sólo habrá que consultar en determinadas circunstancias. Del mismo modo, no todas ellas ofrecerán las mismas garantías de calidad.
Sólo una evaluación periódica de las fuentes, inexcusable en los primeros años de funcionamiento, permite ajustar los recursos del Registro y modificar el flujo de las consultas, en relación con aquellas fuentes que, por la experiencia acumulada, garantizan la suficiente exhaustividad y calidad para la recogida de información, evitando una inversión de recursos en fuentes redundantes, de baja calidad o en las que no se precisa hacer una consulta sistemática sino ocasional para resolver los casos problema.
El trabajo de los Registros es complejo, requiere una labor continuada de recolección y procesamiento de los datos, de evaluación de la actividad y de las fuentes de información, cuya aportación puede ser cambiante con el paso del tiempo. La inaccesibilidad a las fuentes de información y el déficit en la calidad de la documentación clínica procedente de diferentes centros son problemas que pueden repercutir claramente en la buena marcha de los Registros.
Haciendo alusión a todas estas dificultades, Feinstein en 1967, mencionaba en uno de sus artículos que un buen profesional de un Registro de Cáncer debería contar con una serie de habilidades, entre las que destacaba las de realizar una buena detección, búsqueda y seguimiento de los casos, las de encontrar las historias antiguas y descifrar la información existente en ellas, y las de seducir a los médicos para colaborar con el registro. La importancia de estas habilidades mencionadas por Feinstein se mantiene aún en plena vigencia.
Fuentes de información
Los Registros de Cáncer necesitan acudir o recibir información de diversas fuentes, públicas y privadas, para: a) identificar posibles casos, b) confirmar que son verdaderos casos registrables, bajo los criterios definidos por el propio Registro, y c) recoger datos más detallados, en función de los objetivos del Registro.
La selección de fuentes de información debe hacerse de modo que se garantice la exhaustividad y la validez de la información. El procedimiento seguido debe permitir integrar la información de una misma persona procedente de distintas fuentes y detectar los casos ya registrados, distinguiendo si se trata de tumores primarios múltiples o de casos duplicados.
La información registrada se divide en tres grandes bloques
Identificación personal: Es imprescindible disponer de una clara identificación del paciente para poder contrastar los datos procedentes de diferentes fuentes y así evitar las duplicidades, tanto en el registro de los casos, como en el seguimiento. La información recogida debe incluir el nombre y apellidos, y también otros datos como la fecha de nacimiento. Es fundamental incluir un número de identificación personal (DNI., nº único de historia de Salud, nº de Seguridad Social) que, en caso de duda, facilite este procedimiento.
Datos sobre la enfermedad: Que incluye, aspectos relacionados con la historia de la enfermedad, la localización anatómica del tumor y sus características morfológicas. Los registros recogen cada vez más el estadio en que se diagnostica el tumor debido a su gran interés en el estudio de la supervivencia. El tratamiento realizado, aun siendo datos de un extraordinario interés, no se recogen rutinariamente en los registros de cáncer de población dadas las dificultades que implica su búsqueda.
Fuentes de información: Se hará constar la procedencia de los datos recogidos, lo que permitirá una nueva consulta en caso de que ello fuera necesario.
Datos básicos y opcionales
La información acumulada en un Registro será la mínima necesaria que permita responder a los objetivos planteados, por tanto, los datos básicos serán aquellos que permitan determinar la incidencia de cáncer en la población que abarca el Registro. Opcionalmente, en función de sus recursos, se podrán recoger otros datos que se consideren de interés.
Antes de iniciar su actividad, un Registro analiza detenidamente: a) la utilidad de cada uno de los ítems que se desea incluir, en relación con los objetivos planteados; b) si esa información existe en la documentación a la que se tiene acceso, y c) la calidad de esa información. Por ello, cuando se plantea añadir un nuevo ítem de información, hay que cuestionarse su necesidad y si los recursos con los que cuenta el Registro lo hacen posible.
Además de los objetivos generales del Registro, se pueden plantear objetivos específicos para analizar con mayor profundidad determinados aspectos relacionados, por ejemplo, con el estadio de la enfermedad en el momento del diagnóstico. En este caso, la recogida ampliada de información se puede limitar a una muestra de pacientes definida por la localización del tumor (mama, pulmón...), el tipo histológico (melanoma, linfoma...) o las características personales (niños, adultos...).
El desarrollo alcanzado por los registros de cáncer de población y su amplia experiencia en la comparación de los datos entre Registros de diferentes ámbitos ha llevado al establecimiento de definiciones aceptadas internacionalmente. Entre los organismos o instituciones implicadas en este esfuerzo cabe destacar la International Association of Cancer Registries (IACR), la European Network of Cancer Registries (ENCR) y la International Agency for Research on Cancer (IARC), organismo de la Organización Mundial de la Salud con sede en Lyon que ha jugado y juega un importante papel, como promotora y coordinadora de estas actividades.
En términos generales, las definiciones de los diferentes ítems de información del Registro y la codificación de los mismos, debe ser compatible con la de otros sistemas de información de ámbito nacional o internacional, lo que facilitará su comparabilidad. No obstante, existen también determinados ítems que cada Registro debe definir para asegurar un tratamiento consistente de la información.